٥ معلومات يجب أن تعرفها عن مهنة السكرتارية.

منذ ١٥ يوم

كيف ومتى بدأت مهنة السكرتارية؟

قد يظن البعض أن الإلتحاق بمجال عمل مثل مجال “السكرتارية” أمراً سهلاً، وأنه عمل لا يحتاج إلى مهارات شخصية وعلمية كبيرة، وقد يقلل البعض من أهميته، ربما يأتي ذلك من عدم معرفة ماهية المهنة ومتطلباتها، وهذا ما سنقوم به في هذا المقال .. لكن دعونا فى البداية نُلقي نظرة على تاريخ بداية هذه المهنة.

بدأت مهنة “السكرتارية” مع بداية الثورة الصناعية في أوروبا، حيث ظهرت الحاجة إلي أشخاص لهم القدرة على القراءة والكتابة للقيام بنقل وإدارة المعلومات، ولكن كان الشرط الأساسي الواجب توافره فيهم هو حفظ تلك المعلومات بكل سرية ومصداقية.

لذا نجد أن كلمة “سكرتارية” هى كلمة مُعربة أصلها في اللغة الإنجليزية “secret” والتي تعني السر، لذا بدأت أهمية هذه المهنة من هذا المنطلق وهو إدارة المعلومات ونقلها بسرية تامة.

المهارات التي تحتاجها مهنة السكرتارية

أما الآن فإن معرفة القراءة والكتابة والإتصاف بالمصداقية ليست فقط المهارات المطلوب توافرها في الأشخاص الراغبين في الحصول على تلك المهنة، فكل الشركات الآن تتعامل بأنظمة إدارية دقيقة وتعتمد على أنظمة التكنولوجيا والذكاء الإصطناعي في نقل بياناتها، لذلك لابد أن تتوافر في أفراد السكرتارية الشروط الآتية:-

القدرة على التعامل مع أنظمة الحاسب الآلي وكل التطورات التي تلحق بها.
سرعة البديهة واللباقة، والتعامل مع الأمور الطارئة بحكمة.
الذكاء، والتعامل الجيد مع المواقف التي قد تضع العمل فى حرج.
القدرة على العمل تحت ضغوط متعددة وتحمل المسئولية دون كلل.
القدرة على تنظيم العمل بشكل جيد.
المصداقية في التعامل مع جميع أطراف العمل.
سهولة التعامل مع اللغة الإنجليزية وأحياناً يفضل التعامل مع أكثر من لغة.
النشاط وإظهار الاحترام لكافة الأطراف التي يتم التعامل معها.

لماذا يحتاج العمل إلى وجود “سكرتارية”

إن وجود طاقم “سكرتارية” على مستوى عالي من التأهيل ليس درباً من الرفاهية في العمل، لأن الشركات تحتاج إلى هذا الطاقم لتنفيذ العديد من المهام ونذكر منها:

ترتيب العمل بما يؤدي إلى تخفيف حدة الضغط على المدراء وأصحاب الشركات ورؤساء الأقسام.
جمع البيانات الخاصة بالعمل والتأكد من صحتها ومن ثم العمل على توثيقها.
أن يكون حلقة الوصل بين المدراء وبين أطراف العمل داخل الشركة وخارجها.
تنظيم مواعيد المقابلات والاجتماعات وتحضير الملفات التي سيتم التعامل معها.

المهام الأساسية لطاقم السكرتارية

بالإضافة لما سبق فإن لطاقم السكرتارية مهام أولية عليه القيام بها على أكمل وجه، نذكر منها:

العمل على إعداد التقارير التي تخص العمل، كذلك إعداد الملفات الخاصة بالعاملين داخل الشركة.
إتمام كل العمليات المكتبية الخاصة بتنظيم العمل وإدارته من خلال الأنظمة التكنولوجية الحديثة التي تساعد على إتمام هذه العمليات بكل دقة.
متابعة حركة البريد اليومي المرسل إلى الشركة والعكس.
استقبال الموظفين والعملاء المتعاملين مع شركة وترتيب جدول اللقاءات بينهم وبين المدراء.

أخبار ذات صلة